RANGKUMAN MATA PELAJARAN MEMPROSES PERJALANAN BISNIS 2015

RANGKUMAN MATA PELAJARAN MEMPROSES PERJALANAN BISNIS

1.        PENGERTIAN PERJALANAN BISNIS

Perjalanan bisnis adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan kepentingan bisnis.

Jadi perjalanan bisnis pimpinan adalah perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan suatu lembaga atau perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan atau tugas bisnis perusahaan.

2.        MACAM-MACAM PERJALANAN BISNIS

1.      Ditinjau dari wilayah tujuan, dibedakan menjadi :

a.       Perjalanan bisnis dalam negeri.

Contohnya : antarkota, antardaerah, antar provinsi

b.      Perjalanan bisnis luar negeri.

Contohnya : antarnegara

2.      Ditinjau dari transportasi dibedakan menjadi :

a.       Perjalanan lewat darat.

b.      Perjalanan lewat laut.

c.       Perjalanan lewat udara.

3.      Ditinjau dari tujuan, dibedakan menjadi :

a.       Perjalanan dinas untuk rakernas.

b.      Perjalanan dinas untuk seminar nasional.

c.       Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja.

d.      Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan.

e.       Perjalanan dinas untuk pelantikan.

f.       Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama.

g.      Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial.

h.      Perjalanan dinas untuk tender.

i.        Perjalanan dinas untuk acara seremonial.

j.        Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi.

3.        TATA CARA PERJALANAN BISNIS

1. In House Travelling Department ( Devisi Perjalanan )
    yaitu devisi / bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel di mana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan / pembiayaan selama perjalanan bisnis.

2. Travel Bureau ( Biro Perjalanan )
    Sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan, karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.

3. Administrasi Kantor / Sekretaris
   Apabila pimpinan meminta sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen yang dibutuhkan, mengurus visa, paspor, tiket, hotel yang disukai pimpinan.

4.        PERSIAPAN PERJALANAN BISNIS

A.             Persiapan Transportasi

Persiapan transportasi yang dipilih meliputi darat, laut dan udara. Setiap pilihan transportasi tersebut memerlukan persiapan yang berbeda.

Transportasi darat meliputi : mobil dinas/perusahaan, travel, bis, kereta api. Persiapan yang harus dilakukan adalah :

·         Membawa identitas pribadi

·         Dapatkan tiket perjalanan dan penegasan jam keberangkatan

·         Membawa peta kota tujuan

·         Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan/dokumen yang dibawa.

B.              Persiapan Akomodasi

Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan selama melakukan perjalanan bisnis/dinas. Akomodasi meliputi : hotel/tempat penginapan, sarana transportasi selama perjalanan dan daftar hotel/penginapan beserta fasilitas yang disediakan maupu harga yang ditentukan.

Persiapan yang harus dilakukan adalah :

1.      Pemesanan kamar

   Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui telepon atau faximile minimal 1 hari sebelumnya. Penulisan nama yang didaftarkan harus benar karena identitas tersebut akan disusun pada rak informasi.

2.      Check in

  Check in adalah pertama masuk hotel dilakukan di bagian resevation untuk mengetahui kamar yang diinginkan tersedia. Pemesanan dapat langsung mengisi fasilitas maupun sarana dari hotel tersebut.

3.      Cara pembayaran

  Pembayaran dilakukan pada saat check in berdasarkan jenis kamar yang dipilih dan lama waktu menginap. Sedangkan biaya fasilitas yang lain dibayar pada saat check out ada juga pada saat selesai makan.

4.      Check out

  Adalah saat meninggalkan hotel, pada umumnya dilakukan pada pukul 12.00 WIB pada hari terakhir dengan menyerahkan kuni kamar pada pengurusan check out. Resepsionist akan menghubungi semua bagian seperti bar, restoran untuk mengetahui fasilitas yang belum dibayar.

C.            Persiapan Keuangan

Adalah menyusun secara rinci tentang jumlah biaya yang diperlukan perusahaan untuk kepentingan perjalanan bisnis/dinas. Ada beberapa biaya yang diperlukan yaitu :

1.      Biaya transportasi (pulang, pergi, lokal selama dalam tugas dikota tujuan )

2.      Biaya akomodasi

3.      Biaya acara kegiatan/kontribusi acara kegiatan

4.      Uang saku

5.      Uang lunsum (pajak langsung mengenai barang/jasa yang bersangkutan)

6.      Biaya lain.

D.             Persiapan Dokumen

Adalah menyiapkan segala keterangan yang melengkapi perjalanan bisnis/dinas sesuai dengan tempat tujuan dan pekerjaan yang akan dilakukan.

Kegunaan dokumen adalah :

1.      Memberi informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya

2.      Sebagai alat bukti/data suatu keterangan

3.      Melestarikan dokumen dari kemusnahan

4.      Sebagai bahan penelitian

5.      Mengembangkan koleksi dokumen

6.      Menjamin keutuhan dan keotentikkan informasi